De zitting start om 20 uur en gaat door in de raadszaal van het gemeentehuis. Opvang in het oud klooster in de Bosdreef, het fietspad in de Smalle Heirweg en Palingstraat alsook het inrichtingsplan kerk Hijfte staan onder meer op de agenda.
Stand van zaken intentie tot vrijwillige fusie Lochristi-Wachtebeke
Mededeling investeringsuitgaven
– site Uyttenhove: vorstbeveiliging pompput € 3.065,87
– 2 picknickbanken Spinsterhof € 2.536,16
Gebruiksovereenkomst voor gebouw Bosdreef 2 voor opvang vluchtelingen
De oorlog in Oekraïne heeft tot gevolg dat er grote aantallen ontheemden dienen te worden opgevangen door lokale besturen. Deze huisvestingsmogelijkheden kunnen verlopen via particulieren, lokale besturen en verenigingen. Het is aangewezen om als lokaal bestuur solidair te zijn en onze verantwoordelijkheid op te nemen en vluchtelingen op te vangen. Het voormalige klooster, Bosdreef 2, lijkt een geschikte locatie, temeer daar de eigenaar het gebouw kosteloos ter beschikking wil stellen. Dit gebouw beschikt, naast gemeenschappelijke delen, over een 28-tal kamers, elk voorzien van een individueel toilet en lavabo en er kunnen 50 tot 70 personen gehuisvest worden. De kostprijs van de noodzakelijke infrastructurele aanpassingswerken (o.m. elektriciteit, branddetectie, CV, sanitair, …) wordt voorlopig geraamd op 119.391,54 euro (incl. btw).
Een gebruiksovereenkomst werd opgemaakt tussen de vzw Culturele en Sociale Werken Sint-Vincentius en de gemeente Lochristi. De gecreëerde opvangplaatsen zullen geregistreerd worden in de Vlaamse digitale huisvestingstool, zodat we hiervoor een subsidie kunnen ontvangen (die ruw geraamd wordt op 100.000 euro).
Aan de raad wordt gevraagd principieel akkoord te gaan met de opvang van ontheemde ten gevolge van de oorlog in Oekraïne in de gebouwen van het voormalig klooster Bosdreef 2, de gebruiksovereenkomst met de vzw Culturele en Sociale Werken Sint-Vincentius goed te keuren en het college te machtigen de noodzakelijke infrastructurele aanpassingen uit te voeren.
Aanleggen fietsinfrastructuur langs Smalle Heerweg en Palingstraat
Het is aangewezen om de fietsinfrastructuur in de Smalle Heerweg en de Palingstraat aan te passen om de verkeersveiligheid te verhogen. Het concept voor de aanleg van fietsinfrastructuur, zoals bepaald in de startnota en het verslag van de projectstuurgroep, werd reeds besproken in de mobiliteitscommissie en principieel goedgekeurd door het college. De uitgaven voor de werken voor de aanleg van veilige fietsinfrastructuur langs de Smalle Heerweg en de Palingstraat wordt summier geraamd op 800.00 euro, incl. btw, de kosten voor de noodzakelijke grondinnemingen op 850.000 euro, incl. notariskosten ed.
De Smalle Heerweg is geselecteerd als bovenlokaal functionele fietsroute, derhalve worden de werken voor de aanleg van fietspaden 100% betoelaagd via het fietsfonds (50% provincie Oost-Vlaanderen en 50% gewest). De Palingstraat is opgenomen op het lokale fietsroutenetwerk, derhalve worden deze werken voor 40% betoelaagd door de provincie Oost-Vlaanderen. De totale subsidie wordt summier geraamd op 500.000 euro incl. btw.
In het kader van de opdracht “Aanleggen veilige fietsinfrastructuur langs Smalle Heerweg en Palingstraat – aanstelling ontwerper” werd een bestek opgesteld door de technische dienst. De uitgave voor deze ontwerpopdracht wordt geraamd op 48.000 euro excl. btw.
Hopelijk kan men men problemen vermijden zoals deze die er even waren aan Kapelleken. Ze werden opgelost met parkeervakken.
Verkoop van perceel in de Verleydonckstraat aan Imewo voor plaatsen elektriciteitscabine
Imewo beschikt in de Verleydonckstraat over een elektriciteitscabine, op het perceel kadastraal gekend, 1ste afdeling, sie A nr. 195l, thans eigendom van de gemeente Lochristi. Imewo heeft recent de technische installatie in deze cabine integraal vernieuwd, en wenst het perceel aan te kopen.
Het schattingsverslag en het proces-verbaal van opmeting werden opgemaakt door landmeter-expert Kris Audenaert. De verkoopprijs wordt vastgelegd op 5.500 euro, en de notariële kosten zijn ten laste van de koper.
Aanstelling ontwerper opmaak inrichtingsplan omgeving Hijfte-kerk
De gemeente wenst een buurtgroenzone in combinatie met hondenlosloopweide in te richten op het akkerland, eigendom van de gemeente, gelegen naast de kerk van Hijfte. In hetzelfde ontwerpplan wordt ook een herinrichting van de onthaalzone voor de kerk en de huidige parking opgenomen. Hiervoor dient een ontwerper aangesteld te worden. Door de technische dienst werden de opdrachtdocumenten opgemaakt voor de aanbesteding van deze opdracht; deze werden goedgekeurd door het college in zitting van 4 februari 2022. De kosten voor deze opdracht werden toen geraamd op minder dan 15.000 euro, excl. btw. Er werd één geldige offerte tijdig ingediend tijdens deze procedure voor een bedrag van meer dan 15.000 euro, excl. btw. waardoor de gemeenteraad bevoegd is om de procedure en de opdrachtdocumenten goed te keuren en het college te machtigen om de opdracht te gunnen. Er wordt voorgesteld om de reeds opgestarte aanbestedingsprocedure verder te zetten na goedkeuring van de gemeenteraad.
Aanpassing rechtspositieregeling gemeentepersoneel
De huidige selectieprocedures tonen aan dat kandidaten dreigen af te haken omwille van het salaris. De hoogte van het salaris wordt enerzijds bepaald door de inschaling van een functie in een bepaald niveau, anderzijds speelt de overname van werkervaring bij een vorige werkgever ook een belangrijke rol. Het gaat hier over de overname van werkervaring van een vorige werkgever (overheid en/of privé of als zelfstandige) voor het bepalen van de geldelijke en schaalanciënniteit. Op heden wordt in de RPR bepaald dat de overname van werkervaring van een privé-werkgever of als zelfstandige kan voor maximum 6 jaar of maximum 12 jaar indien het gaat over een knelpuntberoep voor wat betreft de geldelijke anciënniteit en er helemaal geen overname is van deze werkervaring voor wat betreft de schaalanciënniteit.
Bijgevolg wordt voorgesteld om een wijziging in de RPR te voorzien die ingaat vanaf 1 februari 2022 voor nieuwe aanstellingen én voor de indienstzijnde personeelsleden na het welslagen in een selectieprocedure voor een statutaire functie of contractuele functie voor onbepaalde duur.
Akkoord toetreding tot OFP Prolocus
Het bestuur wil de pensioenkloof tussen haar statutair personeel en contractueel personeel verkleinen. Bijgevolg voorziet het in een tweede pensioenpijler voor de totaliteit van haar contractueel personeel. Tot op heden was het bestuur aangesloten bij de groepsverzekering die na bemiddeling van de VVSG, aangeboden werd door Ethias en Belfius Insurance. Deze verzekeraars hebben in juni 2021 de lopende groepsverzekeringsovereenkomst per 1 januari 2022 opgezegd.
Er wordt aan de raad voorgesteld:
-om met ingang van 1 januari 2022 toe te treden tot OFP PROLOCUS en de eraan gekoppelde modaliteiten qua pensioentoezegging en de nodige kredieten hiervoor te voorzien in de meerjarenplanning
-dat de pensioentoezegging 3% bedraagt van het pensioengevend loon en dat er geen step rate wordt toegepast
-dat Gemeente Lochristi en OCMW Lochristi een MIPS-groep vormt om de interne mobiliteit van het personeel tussen beiden entiteiten te bevorderen
-om een vertegenwoordiger voor te stellen om het bestuur te vertegenwoordigen in de algemene vergadering van OFP PROLOCUS
Toekenning nieuwe straatnaam (verkaveling Toleindestraat)
Op 7 mei 2021 werd door het college van burgemeester en schepenen een vergunning afgeleverd voor het verkavelen van bouwgronden te Beervelde, tussen Toleindestraat en Heistraat. Aangezien hierbij een nieuwe weg wordt aangelegd, dient deze een straatnaam te krijgen. Het voorstel van de cultuurraad (Biezenhof) werd voorlopig aanvaard door de gemeenteraad op 28 februari 2022. Er werd een openbaar onderzoek gevoerd van 30 dagen (van 4 maart tem 3 april 2022) en binnen deze termijn werd het advies van de cultuurraad gevraagd en ontvangen. Er werden geen bezwaren ingediend. Aan de raad wordt derhalve voorgesteld de definitieve beslissing te nemen over de nieuwe straatnaam ‘Biezenhof’.
Organisatie bebloemingsactie 2022
Er wordt voorgesteld opnieuw een bebloemingsactie te organiseren voor de versiering van voortuinen en voorgevels door middel van bloeiende planten. De nodige kredieten, voor prijzen in geld en/of natura, zijn voorzien in het budget 2022.
Alle inwoners van Lochristi kunnen deelnemen. De keuring van de bebloemingsinitiatieven gebeurt door een deskundige jury in de loop van de maand juli.
Toevertrouwen opdracht aan Poolstok in kader externe begeleiding voorgenomen fusie
Om zo vlug mogelijk na de goedkeuring van de voorgenomen principiële beslissingen tot vrijwillige samenvoeging op de beide gemeenteraden, normaliter in mei, te kunnen laten begeleiden door een externe partner, wordt voorgesteld om de piste van Poolstok te bewandelen. Er zijn tijdens dit fusietraject immers heel veel zaken uit te klaren (bv. voorbereiding kerntakendebat, doelstellingen, missie, visie, kernwaarden, interne organisatie, dienstverlening, interne en externe communicatie voor en na het traject, inventarisatie, opmaak meerjarenplan 2025, …) waardoor externe begeleiding hierbij onontbeerlijk wordt geacht. Het gaat bij een gemeentelijke fusie niet alleen om het uittekenen en optimaliseren van de bedrijfsprocessen, projectmanagement, changemanagement, IT-ondersteuning en instrumenten zoals draaiboeken (stappen die van A tot Z kunnen gevolgd worden), procedures en checklists maar behelst ook de opmaak van een fusiedossier, de transitieaanpak, het organisatie- en dienstverleningsmodel, organogram, de productencatalogus, participatiemomenten, enz. Allemaal cruciale stappen die noodzakelijk zijn om het traject te doen slagen. In ons bestuur is een eerste basis gelegd in het kader van het traject integratie gemeente/OCMW. In samenwerking met een externe partner werd eind 2021 een hedendaagse organisatiestructuur goedgekeurd die futureproof is in het kader van een mogelijke fusie (met uitzondering van het WZC) dat (nog) geen deel van de scope uitmaakte). Samen met de aanbevelingen tot optimalisatie van de werking van de diensten en hun dienstverlening die uit deze studie vloeiden, kunnen deze hierbij als uitgangspunt dienen. Op die manier laten we geen werk en tijd verloren gaan, wordt het financieel kostenplaatje niet onnodig verhoogd en wordt eenzelfde vergelijkingsbasis in Wachtebeke mogelijk gemaakt.
Daarnaast wordt ook rekening gehouden met het geïntegreerd organogram van het lokaal bestuur Wachtebeke, goedgekeurd door de gemeente- en OCMW-raad van Wachtebeke in zitting van 27 januari 2022, om de toekomstige organisatiestructuur vorm te geven
Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om:
– samen met de gemeente Wachtebeke, beroep op een externe begeleider te doen bij de intentie tot vrijwillige fusie tussen beide gemeenten
– de raamovereenkomst ‘Uitvoeren van diensten inzake organisatieontwikkeling’ tussen Poolstok cvba en hun inschrijvers goed te keuren
– de omschrijving van de bedoelde opdracht ‘externe begeleiding in het kader van de intentie tot vrijwillige samenvoeging’ goed te keuren
– het college van burgemeester en schepenen van de gemeente te machtigen om, in samenspraak met het college van burgemeester en schepenen van de gemeente Wachtebeke, na vergelijking van de offertes en voorstellen van de geselecteerde partners uit de raamovereenkomst van Poolstok cvba, de opdracht ‘externe begeleiding in het kader van de intentie tot vrijwillige samenvoeging’ te gunnen. De gemeente Lochristi treedt hierbij op als opdracht gevend bestuur (de gemeente Wachtebeke verleent haar formele machtiging om de gemeente Lochristi aan te stellen als opdracht gevend bestuur voor deze overheidsopdracht (normaliter) in haar gemeenteraadszitting van 21 april 2022)
– akkoord te gaan om de budgetten hiertoe te voorzien in de volgende aanpassing van het meerjarenplan en akkoord te gaan dat de verbintenis reeds kan worden aangegaan vóór de aanpassing van het meerjarenplan.